Bokettersyn og tilsynsbesøk

Alle regnskaps- og rapporteringspliktige advokater og rettshjelpere skal hvert år innlevere «Egenerklæring med revisoruttalelse» og årsregnskap til Tilsynsrådet for det foretaket hvorfra det drives advokat-/rettshjelpvirksomhet. Dette materialet gjennomgås av revisjonsteam i EY eller Grant Thornton, på vegne av Tilsynsrådet. På denne måten er alle regnskaps- og rapporteringspliktige advokater og rettshjelpere i Norge underlagt et årlig dokumentbasert tilsyn. 

Tilsynsrådet avholder i tillegg bokettersyn hos advokater og rettshjelpere etter beslutning i konkrete saker, jf. advokatforskriften § 4-7,jf. § 4-5 tredje ledd. Ordinære bokettersyn blir normalt besluttet gjennomført på grunnlag av tips fra klienter, informasjon mottatt fra andre kontrollorgan eller påtalemyndigheten, forhold avdekket ved gjennomgang av egenerklæring, revisoranmerkninger og lignende. 

Tilsynsrådet avholder også jevnlig tilsynsbesøk (avgrensede bokettersyn). Tilsynsbesøk gjennomføres i utvalgte grupper av foretak ut fra på forhånd definerte temaer eller etter en risikovurdering. Det avholdes om lag 70 bokettersyn og tilsynsbesøk i året.

Vedtak om avholdelse av bokettersyn eller tilsynsbesøk blir meddelt advokaten eller rettshjelperen pr. brev. Ettersynene gjennomføres, på vegne av Tilsynsrådet, av revisorene i EY eller Grant Thornton (senere omtalt som bokettersynsrevisor).

Formålet med bokettersyn er å kontrollere at advokater og rettshjelpere har innrettet sin virksomhet i tråd med relevante lover og forskrifter, og å gi Tilsynsrådet mulighet til å iverksette korrigerende tiltak i tilfeller der det avdekkes mangelfull etterlevelse av regelverket. Bokettersynsrevisors kontrollhandlinger vil hovedsakelig rette seg mot oppfølgingen av bestemmelsene i domstolloven og advokatforskriften, herunder særlig mot foretakets regnskapsførsel og behandling av klientmidler, samt organiseringen av virksomheten. Bokettersynsrevisor vil i tillegg rutinemessig kontrollere om det er iverksatt tilfredsstillende tiltak etter Lov om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering. Dersom det anses nødvendig i det enkelte tilfellet, kan også andre sider ved advokatvirksomheten kontrolleres. 

Ved tilsynsbesøk vil bokettersynsrevisors gjennomgang normalt være mer målrettet mot enkelte deler av virksomheten enn ved et ordinært bokettersyn. Formålet med slike tilsyn er å kontrollere etterlevelse av spesifikt lovverk, eller å kontrollere advokater og rettshjelpere basert på de utvalgte temaer. 

Advokater og rettshjelpere plikter å gi de opplysninger som er nødvendige for Tilsynsrådets kontroll, uten hinder av taushetsplikten, jf. advokatforskriften § 4-5 annet og tredje ledd.

Etter at beslutningen om å avholde bokettersyn eller tilsynsbesøk er kommunisert til advokaten eller rettshjelperen vil bokettersynsrevisor ta kontakt for å avtale dato for gjennomføring av ettersynet. I denne sammenheng oversender revisor en oversikt over dokumentasjon som ønskes innsendt i forkant av ettersynet, slik at bokettersynsrevisor kan møte forberedt. Dokumentasjonsoversikten er ment å være uttømmende. Basert på gjennomgangen ved stedlig tilsyn kan imidlertid revisor finne det nødvendig å etterspørre ytterligere dokumentasjon.

Ved usikkerhet omkring innholdet i dokumentasjonslisten anbefales advokat/rettshjelper å ta kontakt i god tid før tilsynet for å avklare spørsmål og sikre at dokumentasjon er klar i forkant av tilsynet, da dette medfører en mer effektiv og kostnadsbesparende prosess.

Gjennomføringen av det stedlige tilsynet er gjerne todelt, hvor første del er en intervju-/diskusjonsbasert gjennomgang av advokatens eller rettshjelperens virksomhet. Her bes advokaten eller rettshjelperen blant annet om å redegjøre for sine klientgrupper og oppdragstyper, interne rutiner og andre forhold som er aktuelle basert på bakgrunnen for Tilsynsrådets vedtak om å gjennomføre tilsyn. Den andre delen er dokumentbasert hvor bokettersynsrevisor gjennomgår mottatt dokumentasjon for kontroll av etterlevelse av relevante lover og regler, samt underlag for den innledende intervjudelen. 

Når bokettersynet/tilsynsbesøket er gjennomført vil bokettersynsrevisor skrive en rapport om faktiske forhold avdekket ved ettersynet. Utkast til rapport oversendes advokaten eller rettshjelperen for gjennomgang. Dersom vedkommende har kommentarer eller innvendinger til rapportutkastets innhold, vil enkelte kommentarer hensyntas direkte i rapporten. Dette gjelder normalt merknader rettet mot presisjonsnivå i faktumbeskrivelser. Øvrige kommentarer kan vedlegges rapporten ved oversendelse til Tilsynsrådet. Dette sikrer at Tilsynsrådets styre har kommentarene til bokettersynsrapporten, herunder kommentarer om uenighet knyttet til dens innhold, direkte tilgjengelig ved sin behandling av rapporten. Advokaten eller rettshjelperen får dessuten anledning til å komme med en uttalelse til bokettersynsrapporten direkte til Tilsynsrådet innen to uker etter at endelig rapport er oversendt fra revisor.

Dersom bokettersynet eller tilsynsbesøket avdekker at advokaten eller rettshjelperen har opptrådt i strid med regler gitt i eller i medhold av domstolloven eller annen lov, kan Tilsynsrådets styre meddele vedkommende en administrativ reaksjon i medhold av domstolloven § 225tredje ledd. Finner Tilsynsrådets styre at det er grunnlag for tilbakekall av advokatbevillingen eller rettshjelpstillatelsen, eller for å nedlegge forbud mot å yte rettshjelp, jf. § 219 tredje ledd og § 230 første ledd, fremmer det forslag om det overfor Advokatbevillingsnemnden. Dersom det ikke avdekkes regelbrudd av betydning vil rapporten normalt bli tatt til etterretning.

Tilsynsrådets kostnader ved bokettersyn og tilsynsbesøk dekkes i utgangspunktet av Tilsynsrådet. Dersom det avdekkes regelbrudd som medfører vedtak om administrativ reaksjon i medhold av domstolloven § 225 tredje ledd, vil Tilsynsrådet imidlertid normalt kreve kostnadene refundert av advokaten eller rettshjelperen, jf. advokatforskriften § 4-7 tredje ledd, jf. § 4-5 tredje ledd.